Pengelolaan Stakeholder dan Pemasok dalam Proyek Sistem Informasi

Para Stakeholder Sistem Informasi - Kita Informatika
Pengertian Stakeholder : Fungsi, Peran, Klasifikasi & Contohnya

Pentingnya Mengelola Stakeholder

Stakeholder proyek adalah pihak-pihak baik secara individual, kelompok, maupun organisasi yang mungkin mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, aktifitas, dan hasil dari suatu proyek. Dalam Stakeholder Management berdasarkan PMBOK 5th Edition, stakeholder harus diidentifikasi sebelum proyek dimulai.

Adapun beberapa contoh stakeholder proyek adalah sebagai berikut:

  • Sponsor. Merupakan pihak pemilik. Dalam konteks sebagai kontraktor, sponsor adalah manajemen perusahaan.
  • Customer dan user. Merupakan pihak yang akan memanfaatkan hasil dari pelaksanaan proyek. Contoh jika proyek adalah berupa pembangunan apartemen, maka customer adalah pihak pembeli apartemen.
  • Seller. Merupakan pihak yang mendukung pelaksanaan proyek. Dalam konteks Owner, maka seller adalah para main contractor dan main distributor yang diadakan langsung. Sedangkan bagi kontraktor dan subkontraktor, seller adalah pemasok barang, material, alat, dan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek.
  • Business Partners. Merupakan pihak-pihak yang memiliki kepentingan bisnis dengan adanya proyek tersebut setelah proyek beroperasi. Contoh, jika proyek adalah terminal bandara, maka pihak airlines, pemasok bahan bakar pesawat, pemasok makanan, penyedia layanan komunikasi, dapat dikatakan sebagai business partner.
  • Organizational groups. Merupakan pihak yang berupa kelompok organisasi yang terkait dengan proyek.
  • Functional manager. Merupakan pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek dimana fungsinya adalah sebagai supporting. Contohnya adalah manajer keuangan, manajer SDM, manajer pemasaran, dll.
  • Institusi keuangan. Merupakan pihak yang berkaitan dengan proses pendanaan proyek, seperti bank atau lembaga keuangan yang lain.
  • Pemerintah pusat dan setempat. Merupakan pemerintah yang terkait dengan pelaksanaan proyek, seperti Departemen pemerintah terkait yaitu PU, Perhubungan, Lembaga Auditor, dll. Sedangkan pemerintah setempat cukup berjenjang mulai dari Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten, hingga Propinsi.
  • Expert. Merupakah pihak yang dianggap ahli yang berperan terhadap pelaksanaan proyek. Contoh adalah ahli struktur, ahli kontrak, ahli pemasaran, dll.
  • Consultans. Merupakan pihak yang berperan dalam membantu pemilik proyek dalam merencanakan, mengawasi dan mengendalikan proyek.
  • Staf proyek. Merupakan individu-individu yang menjadi karyawan atas organisasi proyek. Seperti staf pemilik proyek, staf kontraktor, staf konsultan, dll.
  • Lingkungan sekitar proyek. Merupakan masyarakat yang berada di lingkungan sekitar proyek yang dapat berupa individu, kelompok, ataupun perusahaan.
  • Dan lainnya tergantung dengan kondisi proyek yang spesifik.

Kegagalan dalam mengelola stakeholder proyek dapat menyebabkan beberapa dampak yang jelek terhadap kinerja proyek seperti:

  • Keterlambatan akibat lamanya keputusan diambil atau tidak disetujuinya langkah percepatan yang diperlukan.
  • Peningkatan biaya akibat hambatan stakeholder terhadap approval langkah untuk mengatasi risiko proyek.
  • Hal-hal yang tidak diharapkan akibat tingginya konflik yang tidak teratasi.
  • Dampak negatif lainnya seperti penghentian proyek akibat konflik yang sudah terlalu tinggi.

Penjelasan di atas menunjukkan bahwa pengelolaan stakeholder adalah salah satu kunci sukses pelaksanaan proyek sedemikian harus dikelola dengan baik dengan koordinatornya adalah project manager.

Stakeholder Dalam Manajemen Proyek Sistem Informasi

Tujuan utama manajemen proyek adalah agar proyek dapat dilaksanakan dengan efisien, tepat waktu, dan mecapai hasil yang diinginkan. Stakeholder dalam proyek pada pembahasan kali ini adalah pemilik proyek (project owner), komite pengarah (steering comitte), pengguna hasil proyek (user), dan pelaksana proyek.

1. Pemilik Proyek
Pemilik proyek biasanya merupakan perusahaan atau individu yang memiliki kepentingan awal terhadap hasil proyek. Pemilik biasanya sekaligus juga merupakan penyandang dana ataupun yang mengorganisir dana pihak sponsor.

2. Komite Pengarah
Dibentuk agar proyek dilaksanakan tetap berjalan sesuai rencana dan tetap pada jalur yang benar untuk mencapai hasil sesuai kualitas yang ditentukan dengan memperhatikan batasan-batasan yang biasanya disebut sebagai Segitiga Manajemen Proyek (Project Management Triangle). Segitiga ini terdiri dari :

  • Waktu –> Batasan waktu untuk menyelesaikan proyek sesuai jadwal yang ditentukan.
  • Biaya –> Batasan anggaran yang disediakan untuk pelaksanaan proyek.
  • Ruang Lingkup –> Batasan atas aktivitas yang harus dilakukan untuk menghasilkan hasil proyek sesuai yang diharapkan.

3. Pengguna Hasil Proyek (User)

4. Pelaksana Proyek
Dalam sebuah proyek sistem informasi, selalu ada beberapa orang dengan tugas-tugas berikut ini :
~ Manajer Proyek
–> Seorang manajer proyek terkadang harus memiliki kualifikasi khusus meskipun tidak harus memiliki keahlian sebagai eksekutor atau pelaksana. 

~ Analisis Sistem
–> Fungsi utamanya adalah melakukan analisis terhadap sistem informasi yang akan dibangun.

~ Desainer Sistem
–> Hasil desain sistem dalam suatu proyek adalah berupa dokumen yang berisi desain dalam beberapa tingkatan atau level, mulai dari gambaran umum sampai lebel mudah.

~ Pemrogram
–> Tugas utamanya adalah membangun software sebagai wujud penerapan sistem informasi dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu, berdasarkan desain sistem yang telah disusun. 

~ Tester
–> Bertugas sebagai penguji untuk menentukan apakah software yang dibangun sesuai dengan desain, juga bisa membantu menemukan kesalahan software, seperti error, bugs, maupun kesalahan logika.

~ Anggota Lain Dalam Tim
–> Beberapa anggota lain dalam tim adalah instalator (deployer), sistem integrator, trainer dan pendukung teknis (technical support)

Pengertian Subkontraktor pada Proyek

Subkontraktor merupakan sebuah pihak yang ikut dalam pelaksana proyek di bawah kendali Main Kontraktor. Subkontraktor bekerja dan mengikat kontrak dengan Main Kontraktor.

Pada tahap pelaksanaan fisik di lapangan, seringkali Main Kontraktor dipusingkan dengan adanya banyak paket pekerjaan. Oleh sebab itu, biasanya Main Kontraktor merekrut Subkontraktor untuk mengerjakan paket-paket pekerjaan tersebut. Selain alasan tersebut, ada alasan lain yang membuat sebuah proyek menggunakan jasa subkontraktor, antara lain :

  1. Jenis pekerjaan yang bersifat khusus dan spesialis. Sebagai contoh pekerjaan baja akan lebih efisien diserahkan kepada perusahaan yang memang spesialis dibidang baja sebagai subkontraktor daripada dikerjakan sendiri oleh Main Kontraktor.
  2. Tersedianya Perusahaan Subkontraktor yang mampu dan bonafide. Perusahaan yang mampu secara teknis dan finansial adalah faktor utama dalam mempertimbangkan penyerahan bagian lingkup proyek kepada subkontraktor, disamping harga yang wajar.
  3. Kebijakan Pemerintah. Untuk jenis pekerjaan tertentu, Pemerintah menginginkan dikerjakan oleh perusahaan setempat yang dianggap mampu. Hal ini mendorong adanya subkontraktor.

Subkontraktor dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :

  1. Subkontraktor yang menyediakan pekerja saja
    –> yaitu subkontraktor yang dalam melaksanakan pekerjaan bangunan/konstruksi hanya menyediakan tenaga kerja dan alat kerja konstruksi (traktor, mesin pancang, dan sebagainya), sedangkan bahan bangunan disediakan oleh perusahaan yang mensubkontrakkan.
  2. Subkontraktor yang menyediakan pekerja dan material konstruksi
    –> yaitu subkontraktor yang menerima dan melaksanakan sebagian/seluruh pekerjaan/proyek konstruksi yang disubkontrakkan secara penuh oleh perusahaan kontraktor, artinya penyediaan bahan bangunan dan tenaga kerja seluruhnya adalah tanggung jawab subkontraktor.

Pada dasarnya dalam mengelola pekerjaan subkontraktor sama dengan pekerjaan main kontraktor. Hanya ada beberapa hal yang menuntut perhatian yang lebih besar, karena disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut :

  • Volume pekerjaan tidak begitu besar.
  • Spesialisasi pada jenis pekerjaan tertentu.
  • Tidak melengkapi diri dengan prosedur atau sistem pengendalian yang lengkap.
  • Perkiraan biaya untuk pembanding.

Untuk cara pemilihan subkontraktor sebaiknya didadakan tender fight sehingga dari sub ada kompetitif yang positif baik harga maupun metode kerja yang efisien.

Pertanyaan-pertanyaan :

  1. Stakeholder memiliki minat atau ‘taruhan’ yang berbeda dalam suatu proyek. Bagaimana Anda menentukan di mana harus menempatkan upaya manajemen Anda?
    Jawab:
    Harus memahami pemangku kepentingan yang ada di lingkungan organisasi dengan menggunakan cara atau pendekatan yang tepat dalam menentukan pilihan untuk bertindak dan mengambil keputusan.
  2. Apa yang dimaksud dengan istilah ‘mengelola harapan’? Mengapa manajemen ekspektasi merupakan bagian penting dari pekerjaan manajer proyek? Apa yang memengaruhi harapan pelanggan?
    Jawab :
    Apa yang dimaksud dengan istilah ‘mengelola harapan’? –> Mengelola harapan berarti memberikan pengalaman terbaik melalui layanan yang dipersonalisasi. Orang yang dapat mengarahkan hal-hal sesuai keinginan mereka adalah ahli dalam mengelola harapan orang lain.
    Mengapa manajemen ekspektasi merupakan bagian penting dari pekerjaan manajer proyek? –> karena menyampaikan ekspektasi sebagai pemimpin proyek dan meminta setiap orang untuk berkomunikasi dalam caranya sendiri adalah hal yang penting untuk mempersiapkan proyek.
    Apa yang memengaruhi harapan pelanggan? –> mutu produk, kualitas pelayanan, penetapan harga, pengalaman belanja yang menyenangkan, testimoni orang lain, &  strategi pemasaran
  3. Mengapa penting bagi manajer proyek untuk membangun jaringan kontak dalam organisasi SI dan juga dalam organisasi pengguna? Dalam keadaan apa jaringan ini bermanfaat
    Jawab :
    Karena untuk membangun jaringan sosial dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder.
    Dalam keadaan mengelola sumber daya yang diperlukan.
  4. Jelaskan tiga situasi di mana proyek IS mungkin perlu atau ingin menggunakan subkontraktor?
    Jawab :
    Ada alasan lain yang membuat sebuah proyek menggunakan jasa subkontraktor, antara lain:
    1. Jenis pekerjaan yang bersifat khusus dan spesialis –> Sebagai contoh pekerjaan baja akan lebih efisien diserahkan kepada perusahaan yang memang spesialis dibidang baja sebagai subkontraktor daripada dikerjakan sendiri oleh Main Kontraktor.
    2. Tersedianya Perusahaan Subkontraktor yang mampu dan bonafide –> Perusahaan yang mampu secara teknis dan finansial adalah faktor utama dalam mempertimbangkan penyerahan bagian lingkup proyek kepada subkontraktor, disamping harga yang wajar.
    3. Kebijakan Pemerintah –> Untuk jenis pekerjaan tertentu, pemerintah menginginkan dikerjakan oleh perusahaan setempat yang dianggap mampu. Hal ini mendorong adanya subkontraktor.

Referensi :

https://manajemenproyekindonesia.com/?p=2779

https://www.banuacode.com/2017/05/stakeholder-dalam-manajemen-proyek.html

http://projectmedias.blogspot.com/2014/01/pengertian-subkontraktor-pada-proyek.html

https://www.microsoft.com/id-id/microsoft-365/business-insights-ideas/resources/the-project-managers-guide-to-planning-a-perfect-project

https://freezcha.wordpress.com/2011/05/17/manajer-proyek/

Diterbitkan oleh Desi Maryana Ulpa_Blog

Biodata Diri Nama : Desi Maryana Ulpa NPM : 18311158 Program Studi : Sistem Informasi Institusi : UNIVERSITAS TEKNOKRAT INDONESIA

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

Buat situs web Anda dengan WordPress.com
Mulai
%d blogger menyukai ini: